需求 1
外銷郵件優先整理
現在可能的情況
外銷來信量大，回信也要處理。您希望先找出較有機會的詢問，讓外銷人員把時間用在優先事項上。
系統會做的事
整理來信重點，依討論好的條件標出較值得先看的詢問，再由外銷人員決定是否聯絡。
哪些條件代表值得跟進，還要一起確認。
先從外銷信件與資料來源談起
這頁先把您提到的幾件事排在一起，逐項確認目前怎麼做、手上有哪些資料，以及 AI 可以協助到哪一步。
從信件開始確認收件量、目前由誰整理，以及怎麼判斷哪些詢問值得先看。
盤點資料來源確認報價、公司經驗和對話資料放在哪裡，哪些內容能提供給公司內部的 AI 使用。
決定 AI 協助的範圍討論先做重點整理、分析或回信草稿，以及同仁要在哪一步確認內容。
目前｜外銷郵件與對話的處理方式
系統
外銷郵件或網路對話進來
外銷郵件或網路對話進來
人
人員查看內容與客戶詢問
人員查看內容與客戶詢問
人
判斷哪些值得優先跟進
判斷哪些值得優先跟進
人
依公司經驗回覆或查報價
依公司經驗回覆或查報價
先依目前描述整理，實際分工、資料位置與報價步驟還要確認。
之後可討論｜AI 先整理，人員確認
系統
郵件或平台對話進來
郵件或平台對話進來
AI
AI 整理重點與優先順序
AI 整理重點與優先順序
人
外銷人員確認是否跟進
外銷人員確認是否跟進
AI
AI 參考整理過的經驗，協助分析或草擬回信
AI 參考整理過的經驗，協助分析或草擬回信
人
人員核對內容後回覆客戶
人員核對內容後回覆客戶
這是討論方向。資料能否取得、平台能否串接，以及資料安全範圍都要先確認。
先確認最常遇到的工作
以下幾項是您在電話中提到的方向。實際做法、資料範圍和先後順序，可以在會議中逐項確認。
需求 2
不同地區的報價與利潤參考
現在可能的情況
各國狀況和貨運距離會影響報價。您提到有基本報價，也需要拿捏報價後是否還有利潤。
系統會做的事
可以討論把報價、貨運和成本資料放在一起比較，整理不同地區的報價參考。要看哪些項目、利潤怎麼判斷，先由您確認。
目前提到的基本報價以美金為主，分析資料與計算方式還要盤點。
需求 3
公司經驗整理與回信協助
現在可能的情況
公司累積多年經驗，您提到有些資料對新同仁來說不容易掌握，也希望 AI 能參考公司經驗協助回信。
系統會做的事
先確認哪些公司資料適合整理，讓同仁能查詢。AI 回信時可依確認過的資料整理重點或草擬內容，再由同仁核對。
要整理哪些資料、由誰更新，還需要進一步盤點。
需求 4
公司內部 AI 與資料使用範圍
現在可能的情況
您擔心使用外部 AI 時公司資料外流，希望在公司內部使用 AI，也能控制哪些資訊可以提供給它。
系統會做的事
先確認哪些資料留在公司內部、哪些外部資料可以使用，再評估適合的 AI 方式。是否採用本土服務或在公司設備上執行，要看資料與設備條件。
實際部署方式和資料保護做法需要技術盤點後確認。
先看資料來源，再決定要不要接進來
平台功能和資料取得方式會影響能不能整理。先把實際使用的工具列出來，再決定哪些來源值得納入。
需求 5
整理不同平台的客戶對話
目前想確認的事
您提到外銷人員會透過網路對話工具和客戶聯絡，想知道這些對話能不能整理進資料庫，國內的對話也希望一起評估。
值得做的情況
如果同仁常要回頭查不同平台的客戶對話，而且平台允許匯出或串接，就值得先盤點。
使用哪些平台、帳號權限和可取得的資料都還要確認，能否串接不能先承諾。
先讓同仁看過內容，再評估自動寄信
先把整理和草擬的做法確認好。自動寄信可以等範圍清楚後再討論。
常見想法
讓 AI 自動寄出回信
為什麼可以先不做
目前先討論 AI 協助整理或草擬回信，再由外銷人員核對後寄出。若直接自動寄信，錯誤內容可能送到客戶手上。
什麼時候該加
等常見問題、回覆規則和例外情況整理清楚，也確認草稿品質後，再評估自動寄出。
今天想確認的 11 件事
這些答案會決定上面哪些要做、怎麼做。可以直接在框框裡記下來。
- 外銷郵件大約有多少？忙的時候會集中在哪些時段？
- 目前有幾位同仁處理外銷信件和回覆？誰最後確認內容？
- 目前使用哪些 Email 服務和客戶對話工具？
- 哪些條件能判斷一封詢問值得優先跟進？例如產品、詢價內容或合作條件。
- 現在怎麼記錄客戶、詢問內容和後續跟進？
- 報價分析可以參考哪些資料？例如基本報價、產品成本和貨運資料。
- 判斷利潤時，還要一起看哪些因素？
- 您說的「本土 AI」，是希望使用台灣的 AI 服務，還是資料要留在公司內部設備？
- 哪些公司資料可以提供 AI 查詢？哪些資料不能交給外部服務？
- 希望整理哪些平台的客戶對話？國內和國外使用的工具一樣嗎？
- 新同仁最常需要找同事詢問哪一類資料或做法？
今天的共識
上面每一項按下「需要／再看看／不需要」，這裡都會自動整理。會後我會照這份清單，整理成正式的功能規劃。